Fiches de conseils à l’intention des conseils d’administration

Conseil pratique : liste de vérification pour le calendrier annuel des organismes de bienfaisance enregistrés

Chaque année, les organismes de bienfaisance enregistrés doivent s’assurer d’inscrire les activités suivantes à leur calendrier annuel afin de s’acquitter de leurs obligations et de maintenir leur statut. Au début de chaque exercice, ils doivent fixer les dates des activités suivantes et les communiquer à tous leurs membres :

A. Réunions d’organisation et du conseil d’administration

• Réunions mensuelles du conseil d'administration

• Séance annuelle d’orientation du conseil d'administration (nouveaux et anciens membres)

• Séances annuelles de planification stratégique du conseil d'administration (recruter un animateur ou un planificateur tôt)

• Assemblée générale annuelle (AGA )

• Envoyer l’avis de réunion, l’ordre du jour et le procès-verbal de l’assemblé précédente à tous les membres 30 jours avant l’assemblée

• Inclure dans l’ordre du jour une motion visant à approuver le procès‑verbal de l’assemblée de l’année précédente; une motion visant à désigner les vérificateurs et les examinateurs au cours de l’AGA; une motion visant à approuver les états financiers annuels; et une motion visant à confirmer que le formulaire T3010 a été rempli et envoyé

• Rédaction et distribution du rapport annuel de l’organisme

B.     Déclaration de renseignements financiers

• Prévoir la vérification annuelle ou l’examen financier

• Fixer un échéancier pour la préparation de la vérification annuelle, y compris les processus d’approbation appropriés par le conseil

• Calculer le total des dons pour lesquels l’organisme a délivré des reçus dans l’année

• Préparer la production du formulaire T3010 pour l’ARC

• Présenter des mises à jour régulières aux réunions du conseil d’administration

• Soumettre le rapport financier annuel à l’assemblée générale annuelle

C.     Événements spéciaux connus

• Établir les dates clés pour la préparation et la mise à exécution d’événements importants ainsi que la participation à ces activités et déterminer celles auxquelles les membres du conseil d'administration doivent prendre part

Liste de vérification pour le calendrier annuel des organismes de bienfaisance enregistrés